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Conservación legal de documentos

Preservar documentos es una exigencia legal

Todos los registros y contratos de la empresa, así como facturas de compras y ventas, los libros de contabilidad, y hasta correspondencias varia, todos ellos son archivos del uso diario y cotidiano de una empresa, sin importar a que se dedique o de qué tamaño sea. Todos proveen de información básica para las operaciones de la empresa y que no podemos descuidar. Pues no solo nos sirven para demostrar y defender nuestros actos, sino también para dejar constancia de los mismos. Y es que estos documentos, mismos que estamos obligados por ley a preservar durante periodos de tiempo variables, podrían ser solicitados para inspección en cualquier momento, ya sea por Hacienda o Tribunales.

Ahora seguro se están preguntando ¿Cuánto tiempo indica la Ley que debemos conservar nuestros libros y facturas? Pues toda documentación contable se deberá conservar durante 6 años, pero todas las deducciones tienen que conservarse hasta 10, sin olvidarse de siempre mantener un registro para LOPD. Lo ideal es archivar el documento digital con un formato que permita mantener el mismo seguro por mucho tiempo, pero que a su vez nos permita el acceso a la información cuando se requiera.

También existen documentos relacionados con infracciones de la Seguridad Social, y de infracciones y riesgos laborales, que deben almacenarse por periodos de tres a cinco años Adicionalmente, los entes públicos también han establecido plazos de conservación para todos los documentos relacionados a préstamos, inmovilizado, bienes de inversión o ejercicios con base imponible negativa, plazos que pueden durar hasta efectuar la amortización, regularización, o devolución.

 

Condiciones para lograr conservar documentos de manera eficiente

Durante la era digital, todos los soportes se ven afectados por la obligación de conservar documentos. Si tomamos en consideración los documentos en papel, tal y como lo son los contratos, tickets o hasta nominas se deben mantener preservados en este formato. Mientras que el formato que se encuentra en constante crecimiento, los documentos preservados en archivo digital, se deben conservar del mismo modo, tomando el ejemplo de las facturas. Ahora bien, este imperativo indica que, tanto los documentos en papel, como los digitales deben conservarse de manera óptima; pero involucra diferencias entre los mismos ya que los factores a los que se exponen los documentos físicos son distintos a los que se encuentra expuesto un archivo digital.

Te facilitamos algunos consejos que te ayudaran a disminuir, eliminar y prevenir algunos de los riesgos asociados a cada tipo de documentación:

Para preservar documentos en físico. Los factores más influyentes al tener que preservar documentos en físico son el modo de impresión utilizado, el tipo y tamaño del papel, y el consumible utilizado, porque todos los anteriores afectan directamente la durabilidad del documento. Tomando como ejemplo uno de los casos más comunes, la impresión térmica, es recomendable que por el modo de impresión y tipo de papel se realice una fotocopia con una impresora láser o de inyección de tinta del documento; ya que, a pesar de tener diferencias, ambos presentan una durabilidad superior a uno de los métodos comúnmente utilizado para imprimir tickets.

Para preservar documentos digitales. Si bien muchos piensan que por tener un antivirus es una medida de seguridad suficiente, también debemos velar por proteger el acceso a la información, así como crear respaldos de los archivos que cuenten con las mismas medidas de seguridad que los originales.

Concluimos en que debemos garantizar por ley la preservación en perfecto estado de los documentos, por lo que además de digitalizar los archivos, es ideal imprimirlos con equipos laser utilizando el papel y consumibles recomendados, para lograr una durabilidad mayor y que los documentos puedan mantenerse en el mismo estado que el día de la impresión.